System ERP – Profesjonalna porada

Strona główna » System ERP – Profesjonalna porada

Co to jest system ERP?

System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to rodzaj oprogramowania, służącego do zarządzania przedsiębiorstwem – w tym do planowania jego zasobów. W dużym uogólnieniu – działa na jednej bazie danych, w której to gromadzone i przetwarzane są dane z wielu obszarów prowadzonego przedsiębiorstwa (np. obsługi klienta, produkcji, księgowości). 

Docelowo więc zamiast różnych, osobnych programów, które mają pomóc i usprawnić działanie przedsiębiorstwa, zyskujesz jedno rozwiązanie, które pozwoli Ci efektywnie zarządzać procesami wewnętrznymi w firmie.

Bardzo często w przedsiębiorstwach występuje wiele, niepołączonych ze sobą, programów. Informacje między nimi zachodzą wolno, a dane gromadzone są w różnych bazach, co prowadzi do wielu błędów i trudności w obszarze zarządzania. 

Firmy, które nie korzystają z zintegrowanych systemów informatycznych borykają się z:

  • Niejednolitymi danymi, 
  • Trudnościami w obszarze współprac międzydziałowych, 
  • Błędami, które wymagają szybkiej reakcji, 
  • Brakiem automatyzacji, 
  • Rzadkimi synchronizacjami danych, a tym samym – z praca na nieaktualnych danych, 
  • Czasochłonną obsługą danych i informacji, które zachodzą między programami.

Funkcjonalności systemu ERP

Zanim zdecydujesz się na system ERP, ustal swoje oczekiwania, konkretne cele, zastanów się w jakim zakresie pomóc ci ma wdrożone oprogramowanie. Wyznacz najpierw kluczowe obszary działalności (np. obsługa klienta lub produkcja), która wymaga zmiany i nowych funkcji. 

Co pomoże Ci zrealizować system ERP:

  • Większą efektywność produkcji poprzez minimalizowanie kosztów i wdrożenie automatyzacji,
  • Lepszą organizację obszarów finansowych w firmie,
  • Optymalizację – np. w zakresie łańcucha dostaw oraz redukcji kosztów, 
  • Usprawnić i poprawić obsługę klienta – np. poprzez gromadzenie danych o klientach i ich preferencjach.

Kiedy jest czas na wdrożenie systemu ERP?

Zastanawiasz się, czy obecny status Twojej firmy zasługuje na nowy system ERP? Poniżej wyodrębniliśmy najczęstsze powody, dla których firmy decydują się na ten zaawansowany system informatyczny. 

  • Dotychczasowe oprogramowanie nie jest wydajne – aktualnie wykorzystywane programy nie odpowiadają na potrzeby i tempo rozwoju przedsiębiorstwa. 
  • Procesy w firmie nie są zautomatyzowane – a wiele czynności należy wykonywać ręcznie, co jest czasochłonne i zasobożerne.
  • Istnieją wysokie koszty magazynowania – zarządzanie zasobami to ogromne wyzwanie dla wielu firm, również pod kątem kosztów, związanych z utrzymywaniem magazynów. Systemy ERP pomagają monitorować stany magazynowe oraz prognozować przyszłe działania. 
  • Firma się rozwija, w związku z czym wymaga nowych rozwiązań i przyszłej, nowoczesnej struktury. 
  • W firmie pojawiają się błędy, które prowadzą do chaosu i strat finansowych. Systemy ERP pozwalają monitorować, planować, analizować i przewidywać ewentualne wąskie gardła, które mogą być prowodyrem błędów.

Ile kosztuje system ERP

Koszt systemu ERP uzależniony jest od wielu czynników. Docelowo więc wycena opiera się na indywidualnym podejściu i dokładnej analizie wszystkich, stałych składowych. 

Koszt systemu uzależniony jest od m.in.:

  • Ceny licencji systemu ERP – koszt ten ocenia się na początku tworzonej wyceny, uwzględniając różne warianty licencyjne. Te z kolei w dużej mierze zależą od liczby użytkowników. Dla dużych organizacji korzystna jest licencja z nieograniczoną liczbą użytkowników – odpowiednio z opłatą miesięczną lub dożywotnią.
  • Wdrożenia systemu ERP – czyli od wyceny przedstawionej przez producenta lub firmę, specjalizującą się w tym obszarze. W skład wdrożenia wchodzi m.in. diagnoza potrzeb, wybór odpowiedniej wersji systemu, analiza procesów biznesowych oraz uruchomienie projektu i audyt końcowy.  
  • Zakres funkcji – systemy podzielone są na moduły dla poszczególnych obszarów. Dlatego też im więcej funkcjonalności dla tych obszarów wybierzesz, tym koszty będą większe. 
  • Infrastruktura IT – wybrane oprogramowanie należy zainstalować na serwerach firmowych lub w tzw. chmurze publicznej. Wybór tych dwóch opcji ma kluczowy wpływ na koszty i czas realizacji. W dużym uogólnieniu opcja pierwsza związana jest z większym zakresem prac, a co za tym idzie – również z większymi kosztami. Dlatego też druga opcja cieszy się coraz to większą popularnością.  Co ważne – systemy ERP są dostępne także w modelu SaaS.
  • Wsparcie po wdrożeniowe – im większy jego zakres, tym cena jest większa. Docelowo pomoc powinna obejmować m.in. aktualizowanie oprogramowania i rozwijanie systemu o nowe, niezbędne funkcje.

Czy warto wdrożyć system ERP?

Systemy ERP to połączenie wielu zalet, które pomagają realizować potrzeby Twojej firmy. Dzięki nim zyskujesz m.in.:

  • Kontrolę nad wewnętrznymi procesami w przedsiębiorstwie, 
  • Monitorowanie łańcucha dostaw, 
  • Minimalizację kosztów, 
  • Bardziej efektywne zarządzanie zasobami, 
  • Dostęp do aktualnych danych, 
  • Lepszą dyspozycyjność, 
  • Dane, które pozwolą Ci zyskać lojalnych Klientów,
  • Szybszą realizację zamówień, 
  • Większą dostępność produktów,
  • Zwroty z inwestycji, 
  • Lepszą współpracę między działami, 
  • Sprawniejszą komunikację i płynniejszy przepływ informacji, 
  • Wsparcie w rozwoju swojej firmy.