Rola jednego, spójnego procesu obsługi faktur kosztowych
Tradycyjny „poszatkowany” proces wprowadzania faktur kosztowych
W wielu firmach faktura kosztowa przechodzi długą drogę, zanim trafi do ksiąg. Często wygląda to tak: faktura przychodzi mailem do pracownika merytorycznego, ktoś ją drukuje, zanosi do przełożonego, potem do księgowości, gdzie następuje ponowne przepisywanie danych do systemu finansowo-księgowego. W międzyczasie pojawia się kilka kopii w Excelu – do kontroli budżetów, do zestawień dla managerów czy do planowania płatności.
Taki rozproszony proces jest w dużej mierze oparty na ręcznym przepisywaniu i komunikacji mailowej. Każdy etap to inne narzędzie: e-mail, drukarka, segregator, arkusz kalkulacyjny, system FK. Brakuje jednego, wspólnego „źródła prawdy” o statusie faktury kosztowej. Jeśli ktoś zapyta, czy dana faktura jest już zaakceptowana, zaksięgowana albo opłacona, odpowiedź wymaga przeszukania kilku różnych miejsc.
Im większa skala dokumentów, tym bardziej ten model zaczyna się kruszyć. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie może jeszcze udaje się wszystko zapanować ręcznie. Przy kilkuset – pojawiają się stałe opóźnienia, a przy kilku tysiącach rocznie bez spójnego workflow faktur kosztowych ryzyko chaosu jest praktycznie gwarantowane.
Negatywne skutki rozproszonego procesu faktur kosztowych
Rozproszony proces wprowadzania faktur kosztowych bez spójnego workflow i zintegrowanej dekretacji generuje konkretne koszty i ryzyka. Po pierwsze, rośnie liczba opóźnień w płatnościach. Faktura może utknąć na biurku kierownika, który akurat jest na urlopie, albo w skrzynce mailowej, wśród innych wiadomości. Skutek – odsetki za zwłokę lub utrata skonta za wcześniejszą płatność.
Po drugie, pojawia się ryzyko zagubionych faktur. Dokument w wersji papierowej można po prostu zgubić lub odłożyć do „tymczasowego” segregatora, o którym nikt potem nie pamięta. Przy wersjach elektronicznych problemem są duplikaty i wersje robocze – ten sam plik zapisany w kilku folderach, bez jasnej informacji, która wersja jest obowiązująca.
Po trzecie, ręczne przepisywanie danych powoduje błędy w dekretacji i rejestrach VAT. Literówki w NIP, nieprawidłowo wpisany termin płatności, zamiana miejscami kwoty netto i brutto – to typowe sytuacje. Korekty takich błędów zajmują czas księgowości i utrudniają kontroling kosztów. W dodatku dane w raportach budżetowych mogą być niespójne względem zapisów księgowych, jeśli część informacji jest utrzymywana w osobnych plikach.
Proces end-to-end: od napływu faktury do rozrachunku
Spójny proces obsługi faktur kosztowych w ERP opiera się na zasadzie, że faktura „rodzi się” raz w systemie i dalej jest tylko wzbogacana o kolejne informacje: akceptacje, dekretację, rozrachunki, płatności, raportowanie. Zamiast kilku osobnych ścieżek powstaje jeden, ciągły workflow, w którym każdy kolejny krok bazuje na danych z poprzedniego.
W praktyce oznacza to:
- centralny punkt wejścia faktur kosztowych – skan, mail lub import plików PDF/EDI trafiający od razu do OCR faktur kosztowych w ERP,
- automatyczną rejestrację podstawowych danych dzięki OCR i słownikom (kontrahent, daty, kwoty, VAT),
- powiązanie faktury z odpowiednią ścieżką akceptacji na podstawie typu kosztu, MPK, projektu czy kwoty,
- dekretację opartą o schematy, wyzwalaną na konkretnym etapie workflow (przed lub po akceptacji),
- bezpośrednie utworzenie dokumentu w module finansowo-księgowym po zakończeniu obiegu akceptacji,
- automatyczne powstanie rozrachunku i powiązanie z płatnością.
Taki proces end-to-end zmniejsza liczbę punktów styku człowieka z dokumentem oraz liczbę miejsc, w których można coś źle przepisać lub pominąć. Informacje wykorzystywane przez księgowość, działy