Po co w ogóle rozróżniać stan fizyczny i stan dostępny?
Magazynier widzi palety, klient widzi „dostępne sztuki”
Dla magazynu kluczowe jest to, co faktycznie stoi na półkach: kartony, palety, pojedyncze sztuki. To jest stan fizyczny magazynowy – da się go policzyć ręcznie, zeskanować kolektorem, zobaczyć gołym okiem. Tymczasem klient w sklepie internetowym nie interesuje się tym, ile masz palet, tylko czy może kupić produkt teraz i kiedy go dostanie.
W integracji ERP–e‑commerce te dwie perspektywy muszą zostać przełożone na język systemów. ERP trzyma informacje o stanach w wielu miejscach: na dokumentach przyjęć, wydań, zamówieniach, rezerwacjach, zleceniach produkcyjnych. Sklep widzi najczęściej tylko jedną liczbę – stan dostępny ERP przeliczony na potrzeby sprzedaży. Reszta to logika, którą trzeba ustawić pomiędzy tymi światami.
Jeżeli sprzedawca utożsamia „stan w magazynie” z „stanem, który może pokazać klientowi”, szybko wpada w problemy. Część towaru jest już zarezerwowana pod zamówienia B2B, część pod produkcję, część leży uszkodzona na reklamacjach. Z punktu widzenia magazynu – to wszystko są sztuki fizycznie na półkach. Z punktu widzenia sklepu – tylko część z nich naprawdę można bezpiecznie sprzedać.
Konsekwencje mylenia pojęć stanów w integracji ERP
Jeśli integracja wysyła do sklepu internetowego „goły” stan fizyczny z ERP, bez uwzględnienia rezerwacji i blokad, pojawia się klasyczny scenariusz: sprzedajesz powietrze. Klient kupuje, bo widzi „12 sztuk dostępnych”, a tak naprawdę produkt jest już przeznaczony pod duże zamówienie hurtowe albo czeka w strefie jakościowej. Efekt: telefony do biura obsługi, tłumaczenie się z opóźnień, korekty zamówień, zaniżone oceny na marketplace’ach.
Z drugiej strony, zbyt zachowawcze ustawienie stanów dostępnych także potrafi zaboleć. Jeżeli do stanu dostępnego nie doliczasz żadnych potwierdzonych dostaw ani produkcji w toku, a na dodatek odejmujesz każdy najmniejszy rodzaj rezerwacji, to blokujesz sprzedaż. Towar jest w drodze, przyjedzie jutro, ale sklep pokazuje „0” – klient kupuje u konkurencji.
Różnica między stanem fizycznym a stanem dostępnym to nic innego jak decyzja, jakie ryzyko jesteś gotów przyjąć. Zbyt optymistyczne liczenie kończy się overbookingiem magazynowym. Zbyt zachowawcze – marnowaniem potencjału sprzedaży.
ERP jako „źródło prawdy”, sklep jako „twarz” tych danych
W dobrze ustawionej architekturze systemów ERP jest systemem wiodącym dla stanów magazynowych. To tam powstają i są rozliczane dokumenty przyjęcia (PZ), wydania (WZ), zamówienia sprzedaży, zlecenia produkcyjne, przesunięcia między magazynami. Sklep internetowy, marketplace czy system B2B nie powinny liczyć stanów na własną rękę, tylko korzystać z danych dostarczonych z ERP lub z warstwy pośredniej (OMS, integrator).
Rola e‑commerce polega raczej na tym, by dane z ERP odpowiednio pokazać: w formie liczby sztuk, komunikatu „na zamówienie”, „wysyłka w 48h”, „przedsprzedaż” albo „ostatnie sztuki”. Logika „co jest dostępne” powinna więc w pierwszej kolejności powstać w ERP lub w dedykowanej warstwie integracyjnej, a nie w kodzie sklepu.
Im więcej kanałów sprzedaży dochodzi (kolejne sklepy, marketplace’y, sprzedaż telefoniczna, B2B), tym bardziej widać, jak kluczowe jest to rozróżnienie. Jedna zła decyzja – i nagle te same sztuki towaru sprzedawane są równocześnie przez trzy różne kanały.
Skalowanie sprzedaży potęguje problem stanów dostępnych
Na początku, przy kilku zamówieniach dziennie, wiele firm „ratuje